求轉職過程不容易，提出辭呈後終於鬆了口氣！? 但真正重要的環節還沒結束呢～ 不管是首次轉職的新手還是經驗豐富的職場老手，相信都會遇到相同的困擾....

畢竟人與人之間的想法跟工作方式不同，要如何清楚且圓滿的交接手邊工作直到從公司畢業，確實是一門學問！ 這邊提供一些個人經驗分享，希望對各位求轉職中的你們有些幫助！

1.職涯中首次轉職，該怎麼清楚交接呢?

交接清單並不能憑個人喜好製作，以免造成只有當事人看得懂及發現資訊不完整的情況，讓後面交接的人麻煩不斷。

以下提供建立交接工作的清單及做法，提供參考。

 

1-1.提辭後最重要的小事：做好工作交接，留下好名聲!

離辭呈之後，準備迎接嶄新的開始之前，首要任務不只是清空座位， 而是妥善辦理「工作交接」（job handover）

世界很小~若要為自己留下好名聲、好印象，做好交接工作絕對是件重要的小事！ 對公司的困擾降到最低也避免帶給在職中的同事們困擾，展現出負責任的工作態度，相信能讓我們圓滿無憾的離開！

要把自己做了一年半載或是更長時間的工作內容，在短暫的交接期內交代清楚，真的是一件繁瑣又累人的事...不過換位思考一下，如果我們去到新公司，發現「前任」交接做得不清不楚、同事客戶老闆一問三不知，我們肯定會開始產生「怨恨」....

況且交接工作做得好，除了讓接手工作的人（可能是暫代工作的舊同事或公司新人）可能會心存感謝，也會讓「前東家」留下正面的印象。讓我們一起努力到最後一刻，讓公司的業務盡可能不受到人事異動的影響，無縫接軌。

 

1-2.製作工作交接文件，永遠不嫌早！

1.例行工作文件化

將必須交接的事項，或是接手工作的人必須知道的所有訊息，列出一張完整的清單。

這張清單需要列出自己 ""每天、每週、每月和年度"" 的工作細項、公司和上司對該職位期待的成效，以及需要注意的細節或訣竅。重點是要讓任何接手工作的人，都能盡快上手。

 

2.清單依重要性排序

建議按照工作事項的重要性、發生頻率、類型、對應窗口，分門別類排序。 (建議可使用Excel進行表單製作，方便來回檢視進度及確認)

 

3.說明專案進度 & 重要檔案歸檔位置

如果有進行中或長短期的專案，需詳述專案的來龍去脈、目標、現況遭遇的問題和解決方案、開始和預期完成的時間，以及任何與專案相關的檔案存取位置等等。最好也列出相關對應的同仁名單、聯絡資料。 務必說明與工作相關的文件、檔案的存放位置，以及如何取得這些檔案。

 

4.提供詢問對象或聯絡人名單

新人接手需要任何資訊時，可以詢問的對象，同時也可以維繫既有關係，不會因為換了人而中斷，包括主管、部屬、客戶等等。

 

5.庶務

其他瑣碎事項，如: 內勤助理職交接辦公用品哪裡拿；如何操作辦公室機器、電話、其他設備；網站帳戶的帳號密碼；會議室或抽屜鑰匙等等SOP交接。 最後清單完成後請反覆檢查，請主管同事幫忙看看交接清單是否完備，避免有所遺漏。

 

2.離職移交清單範本參考

製作好工作交接清單後，先寄給主管過目後並e-mail回覆內容是否OK，確認交代清單上的每一項工作應該要交接給哪位同事。

2-1.交接始末，都要讓主管知情

經主管確認後，就可以將交接清單提供給接手同仁，建議透過e-mail寄送並CC給主管，確認所有交接工作都已經交代完成。不要太相信口頭上的交接或確認，最好留下文字或e-mail紀錄，避免彼此間任何認知上的誤解或疏漏。

在交接報告中，應涵蓋以下內容： 1. 交接工作清單 2. 各工作細項分別移交給誰 3. 交接工作的完成日期 (請被交接者簽名) 4. 尚未完成的活動或工作、特殊狀況進度說明 5. 補充說明或提醒

 

2-2.再做這兩件事，交接更順暢

在交接時， 也要顧及被交接者的感受，相信很多人都有類似經驗，原本的工作加上接手一份新工作，同時面對一大堆交接檔案文件，真的看到就煩... 如果有人可以口頭說明，有問題能夠當場確認確實可以輕鬆不少。如果時間允許建議安排時間跟「接手的人」（不管是公司的新人或在職同仁）討論工作內容，提供對方一些指引及協助。

1.交接會議 離職前1~2週，先備妥相關交接文件及檔案，讓接替工作者有時間閱讀並消化。
接著安排一場交接會議，目的是讓繼任的同事了解未來接手的職務內容。建議可以請預計接手工作的人列出一份「問題清單」可以在交接會議上同步確認。 同時知會主管有這場交接會議 (可用信件聯繫做紀錄)，讓主管知道並掌握交接進度。

2.工作見習體驗（job shadowing） 如果公司已經找好了接替自己工作的新人。
這時建議可以帶著新人一起工作一段時間，帶著對方認識同事、合作窗口、了解工作環境，降低新人的不安及工作磨合期。 待新人逐漸熟悉後，開始進行工作「對調」，由新員工接任工作試著獨立作業，自己則扮演協助者的角色，提供新人可能遇到的問題進行建議及解答。

 

3.交接流程說明、最後可寫封離職感謝信，讓人脈也留一線！

在完成所有交接工作之後，在最後一天上班日，可以視情況寄一封「離職感謝信」給相關的部門同事表達感謝在任職期間的相互合作及照顧。

※所謂視情況指的是可能有些雇主即使到了最後一刻，也不希望離職員工透過公司信箱來發送離職公告信。基於互相尊重，建議各位可以事先詢問主管或企業HR是否同意再去執行。

另外留意的一點是，之前提到離職程序應盡量全程低調進行避免影響其他同事的工作氛圍，不過通常到了最後一刻，基本上全公司或部門上下都會知道這件事了！

 

3-1.離職感謝信的範例：

Dear all,

我是(所屬部門)負責 (主要職務) 的 (自己名字) ，
今天是我在這裡任職的最後一天，在此向大家告別。

自任職期間以來，由衷地感謝主管們對我的提拔與照顧，以及各部門同事的幫助與包容，讓我在這段時間裡成長了許多。
雖然心中不捨，但未來不論身在何方有機會也希望能保持聯絡。

也祝福公司發展越來越好、業績長紅。

也祝各位的未來都更加美好精彩、工作順心順利！

以下是我的個人聯絡方式 (※可視情況斟酌是否提供)

(自己私人的電子信箱或手機號碼)

如有任何問題 歡迎聯繫，謝謝。

 

3-2.什麼時候才是退出公司群組的適當時機？

近年來，即時又方便的LINE已漸漸成為了台灣各家公司行號進行工作上溝通的重要工具，剛報到公司時都會被加入公司的LINE群組，或是任何其他同樣是社交軟體為溝通媒介的公司群組。

將近離職的前幾天，可能大部分的公司會基於保密原則，會將已離職的員工移出群組。如果公司未將自己的帳號移除，但自己也不方便繼續待在群組中看著老東家的機密資訊。此時，主動退出群組的適當時機點是什麼時候呢?

如果要主動退出，請先禮貌知會當初加你或同意你進到公司群組的主管一聲以示尊重，這點非常重要！請不要默不作聲就自動退出群組，除了不禮貌之外也避免不必要的誤解，這不經意的小舉動也可能會將之前辛苦建立的所有好印象毀於一旦。

退出群組前建議先發布一個公告訊息，內容可與上面所寄出的離職感謝信類似，而最好的發布時間點，就是在任職最後一天完成離職手續之後。而發出訊息後可以在當日晚上11:00前退出。

（正式退出群組前可讓公司群組內的其他人有時間讀取自己的訊息予以回應。同時也可藉此觀察哪些人是真心出面祝福，這些都可能是未來可以繼續保持聯絡的人脈）

 

4.最高的離職日：笑著離開

轉職／離職就好比我們在學生時期的 轉學／畢業，不外乎是追求更好的發展與自我理想及實現。不論自己離職的真實原因為何，可能是對公司或人事物有許多不滿，但真正成熟的工作者，都應該謹守於心中。因為每個人的際遇與緣分不同，坦蕩直白地說出來發洩並不會對自己有任何正面的幫助。 也切記，在離職交接的過程中請不要隨意編造謊言或故事，因為世界很小，未來某一天是有可能被拆穿的~

當然，如果不介意的話，也可以把自己的個人聯絡資料留給公司或接替你工作的人，方便對方在有問題時還可以找得到人請教，這也可以留下自己樂於助人及負責的好印象。當然前提是在你真心想做這件事的情況下 (笑)

離開一家公司或一份職務，並不代表「關係」的結束。交接工作做得漂亮圓滿需要靠智慧及方法，做好工作交接不但可以為自己留下好印象及延續累積的人脈，說不定這份好名聲還會持續跟著你，為往後的職涯發展帶來正面的影響喔！

俗稱，凡走過必留下痕跡，天下沒有白走的路！ 同時也要感謝曾經折磨你讓你吃苦的人事物，因為他們讓你更好也有勇氣離開。

最後老話一句，不論在哪都保持善良及感恩的心、持續勇往直前！

以上與大家共勉之。

 

 

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